¿Por qué la frase más recurrente cuando hablamos con profesionales, empresarios/as, empleados/as es “no tengo tiempo”?
El mundo va muy deprisa, y no tenemos tiempo para preocuparnos del tiempo y sin embargo lo perdemos con mucha más frecuencia de lo que somos conscientes. El tiempo es un recurso, y de cómo lo administremos dependerá no solo nuestro éxito profesional, sino nuestro bienestar personal. El problema está en que no gestionamos el tiempo, caemos en la trampa de la actividad, y hacemos más y más rápido sin evaluar si lo que hacemos es importante o nos conduce a los resultados deseados. Unido a todo ello tenemos una sensación permanente de no llegar, o ese insoportable tráfico mental, que como una pesada nube sobre nuestra cabeza, nos sigue a todas partes.
Tenemos que empezar por valorar el tiempo, darle la importancia que tiene, es el bien más escaso a pesar de tener todas las mismas 24 horas diarias.
La valoración dependerá de para que lo quiero utilizar, de cuáles son mis prioridades. Puedo gestionar el tiempo para arañar todos los días 2 horas para tenerlas simplemente libres, es decir, para hacer con ellas lo que me apetezca en cada momento.
Es bastante probable que muchas de las cosas que hacemos no tengan nada que ver con nuestras prioridades, que no nos produzcan ninguna satisfacción o resultado, e incluso si nos paramos a pensar un poco más, no entendamos ni porque las hacemos.
Las actividades veremos que se repiten y que podemos establecer periodicidades y áreas de uso del tiempo: llamadas telefónicas, reuniones, lectura de informacion, captar clientes, planificar, etc.
Saber como usamos el tiempo día a día es vital para poder controlarlo y utilizarlo adecuadamente. En base a la lista de actividades diarias que proponemos en el párrafo anterior, se trata de realizar un seguimiento diario durante por ejemplo una semana, en la que iremos anotando todas las actividades que desarrollamos en el día y el tiempo que empleamos en cada una. Por ejemplo si a lo largo del día realizamos de media 15 llamadas y nos lleva en total 1 hora, una buena gestión del tiempo sería concentrar la realización de llamadas en una franja del día de forma habitual, todos los días de 09:00 a 10:00 horas por ejemplo.
Del listado de tareas y sus tiempos podemos concluir que hay muchas de ellas que podemos delegar, o que podemos incluso eliminar. También nos servirá para priorizarlas según su importancia.
Otra cuestión a valorar son los ritmos de actividad, hay personas que rinden más por la mañana, otras por la tarde y otras por la noche. Estos ritmos es bueno conocerlos y saberlos utilizar para optimizar nuestro rendimiento. Los niveles de concentración no son iguales en todos los momentos del día, los estados de ánimo influyen, el número de horas que se trabaja también.
La falta de concentración además de producir rendimientos bajos, es fuente de errores. Los errores deben ser subsanados e implican más tiempo para solucionarlos, es decir, trabajar dos veces sobre una misma tarea.
Si no queremos caer en la insatisfacción, la frustración, la ansiedad y el stress, pongámonos manos la obra:
• Plantéate para que quieres el tiempo, qué quieres hacer con tu tiempo. Establece tus objetivos y prioridades.
• Localiza cuáles son tus principales vías de pérdidas de tiempo, lo que se conoce como ladrones del tiempo y ponte en guardia para combatirlos. Los más conocidos son: visitas inoportunas, mal uso del teléfono, no planificación de reuniones, mala delegación, mala gestión de las llamadas telefónicas. Dar prioridad a lo urgente en vez de a lo importante.
Nosotros mismos somos a veces nuestro peor enemigo en la gestión del tiempo porque tenemos unos malos hábitos, que precisamente por repetirlos sin ningún tipo de conciencia acaban siendo impulsores de la personalidad incontrolados que nos hacen perder muchos minutos y horas. Algunos de los más frecuentes son:
• la propensión hacia las relaciones públicas y los contactos sociales en la oficina.
• abusar de la memoria y no llevar una agenda o sistema de anotaciones.
• precipitación, postergación
• no saber decir que no
• querer hacerlo todos, no confiar en los demás y por tanto no delegar.
No te olvides de incorporar a tu vida unos hábitos saludables de gestión del tiempo:
Hábitos Saludables de Gestión del Tiempo
• Dedica los primeros y los últimos 5 minutos de la jornada a planificar el día y programar el siguiente.
• Planifica siempre antes de actuar y céntrate en lo importante.
• Sigue tus biorritmos y aprovecha los periodos de máximo rendimiento para realizar las tareas más importantes o más complejas.
• Agrupar los asuntos y acciones relacionadas entre sí.
• Cada tarea debe tener un tiempo asignado y debes medir si lo cumples, si te falta o te sobra tiempo.
A continuación te proporciono un ejercicio práctico y muy sencillo, el cual consiste en que conozcas el porcentaje de tu productividad.
Este simple ejercicio, te permitirá reflexionar respecto a lo que realmente es necesario, y te permita analizar si tu desempeño es el adecuado “de acuerdo a tu criterio”, posiblemente te ponga a pensar que debes mejorar para lograr resultados palpables.
¡TE SORPRENDERÁS¡
Fuentes:
Como podríamos mejorar el numerito que nos salió en el test?? Yo creo que hay pequeñisimas acciones que nos pueden ayudar como por ejemplo cuando empieces algo terminarlo antes de empezar otra cosa, tener claros nuestros objetivos entre otras cosas. Que les salió de porcentaje? Que puede cambiar cada quien para mejorarlo??
ResponderEliminarjackie
Es muy cierto que tenemos que mejorar algunos o muchos aspectos de nuestra vida y creo que todo radica en el tiempo que le dedicas a cada cosa y cómo se administra tu tiempo. me sorprendí al ver mi productividad pues fue de un 51%, jaja no lo podía creer..Pero creo que sí hay picos de productividad durante el día y es cuestión de descubrir bien en qué hora somos más eficitnes y ahí programar las actividades; además de que influyen otras cosas como el ánimo, etc. pero todo va de la mano. En lo personal me percaté de pequeñas cosas que a lo mejor no le daba la importancia adecuada pero al verlas expuestas aquí te das cuenta que te quitan mucho tiempo y quizá pueden afectarte en tus horas más productivas o proactivas. siempre hay que buscar mejorar y tratar de organizarse mejor; honestamente cada día pretendo hacerlo y aún sigo tratando de superarme cada día un poco más!
ResponderEliminarCómo dice el dicho "El tiempo es Oro" y debemos aprovecharlo al 100%, y conocer el verdadero valor del tiempo ya que el tiempo también es vida, por ello no debemos de malgastarlo en cosas que no dejan beneficio para nosotros mismos, nuestro trabajo, nuestra familia, amigos, etc. El tiempo es inflexible, pasa y no lo podemos detener pero si lo podemos controlar y eso depende de nosotros, de nuestra organización y admistración de actividades/tiempo, yo creo que todos en alguna ocasión hemos exclamado "No tengo tiempo", "No me alcanza el timepo" o "Me faltan horas...", debido a la falta de esto. A mi en lo personal me ha pasado y es algo de debo de perfeccionar y suele pasarme muy seguido que empiezo hacer algo, lo dejo a medias o empiezo con otra cosa y así y es muy cierto que normalmente le damos prioridad a lo urgente en vez de lo importante.
ResponderEliminarParticipar en el Blog es un claro ejemplo del este último tema. Todos decimos que no tenemos tiempo para participar en el Blog y me incluyo, pero como comenta Jacke para todo hay tiempo solo es cuestión de una buena administración del mismo. Creo que no es algo fácil pero tampoco es imposible…
ResponderEliminarTenemos que saber priorizar las actividades y ENFOCARNOS a cada acción en su momento, darle el tiempo adecuado a cada cosa y no dejarla hasta terminarla ya que si hacemos varias cosas a la vez es más fácil distraernos y no terminar nada.
Lo que se menciona de las horas en que somos más productivos es verdad, en lo personal puedo decir que rindo mas por las mañanas y por la noche (creo que esto dependió mucho de mis hábitos durante mi tiempo de estudiante), después de la comida mi desempeño ya no es el mismo que por las mañanas y es cuando aprovecho para hacer llamadas o revisar pendientes o hacer alguna presentación….
Si trato de organizar mis actividades dependiendo de la hora del día. Por ejemplo para mis clientes de Tijuana siempre busco hablar con ellos ya casi que terminara la jornada laboral ya que para ellos son dos horas de diferencia y por las mañanas siempre están ocupados. Creo que detalles como estos son en los que nos tenemos que fijar para comenzar a organizar nuestras actividades en el trabajo.
Lupita Arellano
Hay pequeños detalles que pensamos que no nos quita el tiempo , pero si lo hacemos varias veces al dia , nos daremos cuenta de que estamos perdiendo mucho el tiempo en cosas que a lo mejor no son productivas para nuestra vida, después de hacer el test creo que si es necesario verficar en que perdemos nuestro tiempo, y aprovechar ese tiempo para otras cosas productivas.
ResponderEliminarCreo que esto tambien es importante en nuestra vida personal, por que definitivamente el tiempo vale mucho y es algo que no podemos recuperar :) Mitzel Nocedal
Me parece muy interesante este tema, y es que aunque de alguna manera entendemos lo importante que es el tiempo, como que no lo analizamos y lo ponemos en práctica.
ResponderEliminarYa vi mi porcentaje de productividad y me sorprendió mucho, mejor me lo quedo y lo analizo =(.....eso de abusar de la memoria y poner todo como prioridad no es nada bueno. La verdad es que esto me ayuda a darme cuenta de muchas cosas. Es muy importante que todo esté bien sincronizado, ya que debemos de cumplir con nuestro trabajo, tener tiempo para la familia, amigos, pareja, hobbies....en fin tantas cosas que son maravillosas y luego por estar metidos en asuntos poco importantes dejamos de disfrutar y al final siempre llega la frustración y el estrés.
Me quedo con los consejos que te dan para optimizar el tiempo, de verdad me parece muy importante, porque como dice ahí, El tiempo es un recurso, y de cómo lo administremos dependerá no solo nuestro éxito profesional, sino nuestro bienestar personal.